R3 Viagens alerta para perdas e ensina como criar política de viagens eficaz

A R3 Viagens lançou o quarto episódio do R3 Cast, o primeiro podcast nacional dedicado à inteligência em viagens corporativas. Com o tema “Como Criar uma Política de Viagens Corporativas que Funciona de Verdade”, o episódio discute os principais erros cometidos por empresas sem diretrizes claras de governança e apresenta caminhos para estruturar políticas eficientes que evitam perdas financeiras significativas.

A análise da R3 Viagens se baseia em 12 anos de atuação no setor, mais de 500 empresas atendidas e um volume de 20 milhões de reservas processadas somente em 2024. Segundo a empresa, a ausência de regras formais é um dos grandes responsáveis pelo aumento de despesas, já que leva à compra de passagens com pouca antecedência, à falta de rastreabilidade e à perda de oportunidades de negociação com fornecedores.

“Viagens corporativas representam uma das maiores despesas controláveis de uma empresa. A ausência de uma política estruturada não é apenas ineficiência operacional, é literalmente dinheiro sendo desperdiçado mês após mês”, afirma Roberto Ruiz Júnior, CEO da R3 Viagens. Para ele, o início de 2025 é o momento ideal para que empresas instituam governança sólida, transformando viagens em vantagem competitiva e não em um centro de custo imprevisível.

Principais problemas enfrentados por empresas sem governança

O episódio destaca os riscos financeiros, operacionais e legais enfrentados por organizações que não possuem uma política estruturada. Entre os pontos levantados estão:

• Falta de rastreabilidade: ausência de dados impossibilita medir ROI e avaliar a efetividade das viagens.

• Compras de última hora: sem antecedência mínima, tarifas se tornam exponencialmente mais caras.

• Reembolsos sem validação: falha documental torna despesas não dedutíveis fiscalmente.

• Duty of care negligenciado: empresas ignoram sua responsabilidade legal sobre a segurança dos viajantes.

• Perda de poder de negociação: sem consolidação de gastos, oportunidades de acordos corporativos são desperdiçadas.

• Processos manuais: aprovações e prestações de contas consomem tempo e aumentam retrabalho.

Conteúdo condensado em nove minutos

Com abordagem prática, o episódio entrega um guia condensado sobre a criação de políticas eficazes, reunindo:

• 20 componentes essenciais de uma política de viagens;

• Modelos de governança e alçadas que reduzem burocracia;

• KPIs financeiros e operacionais para acompanhamento contínuo;

• Pontos críticos de compliance fiscal, trabalhista e LGPD;

• Uso de tecnologia e automação para aumentar aderência;

• Checklist de implementação dividido em sete fases;

• Inclusão de diretrizes de sustentabilidade e ESG para viagens corporativas.

Janeiro e fevereiro: meses estratégicos para implementar mudanças

Para a R3 Viagens, o início do ano é o momento mais adequado para revisar ou implementar políticas corporativas. Entre as razões apontadas estão:

• Budget anual em definição, proporcionando maior previsibilidade financeira;

• Volume de viagens reduzido, permitindo ajustes sem grande impacto operacional;

• Equipes em fase de planejamento, favorecendo a adoção de novos processos.

“Empresas que estruturam políticas no primeiro trimestre colhem resultados o ano inteiro. Aquelas que deixam para depois ficam apagando incêndios e perdendo oportunidades de economia”, complementa Roberto Ruiz Júnior.