A menos de três meses do fim do ano, ainda há contribuintes que estão na temida “malha fina” da Receita Federal, isto é, com suas declarações do Imposto de Renda 2025 retidas após Fisco identificar inconsistências que precisam ser esclarecidas ou corrigidas.
Para entender melhor o que fazer, quais os prejuízos e como fica a restituição, o InfoMoney conversou com Richard Domingos, diretor executivo do escritório contábil Confirp, e Mayara Araújo, advogada na MBW Advocacia.
“Nessas alturas, se você não recebeu nenhuma comunicação da Receita Federal, mas sua declaração não foi processada e, se este for o seu caso, nem recebeu a restituição, pode ter certeza de que tem algo errado na sua declaração. Reúna seus comprovantes, revise toda a declaração e veja onde pode estar a inconsistência. Às vezes o erro não é seu, mas sim de um terceiro, como um médico que não registrou o ganho recebido de você. Se ele corrigir essa informação, é possível que a Receita libere sua declaração, então ainda é tempo de agir e cobrar correções de terceiros”, afirma Domingos.
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O que fazer quando o contribuinte permanece em malha fina?
O primeiro passo para confirmar a retenção em malha é acessar o portal e-CAC ou o Meu Imposto de Renda (MIR) para verificar a declaração e identificar as pendências apontadas pela Receita Federal.
“Se não houver intimação, é possível corrigir espontaneamente as inconsistências por meio de declaração retificadora. E em outro cenário, se houver intimação, é necessário atender formalmente ao chamado, apresentando os documentos comprobatórios solicitados”, explica Araújo.
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Quando há intimação o contribuinte recebe um Termo de Intimação ou a Notificação de Lançamento da Secretaria Especial da Receita Federal via mensagem na caixa postal direto no e-CAC ou via correspondência, na sua residência.
Vale lembrar que, ao retificar a declaração depois do prazo de entrega, se o contribuinte passar a ter imposto a pagar ou obter um aumento do imposto a pagar depois das correções, é cobrada uma multa de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20% do valor do IR devido, e juros.
Quando devo enviar documentos? E como?
A entrega dos documentos deve ser feita eletronicamente, via e-CAC. “O documento de intimação ou qualquer notificação hoje em dia indica o e-CAC ao contribuinte. Ele deve entrar no portal com a sua conta gov.br, e aí fazer o procedimento de envio de documentos”, explica Domingos.
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Ao acessar o Meu Imposto de Renda ou o e-CAC, o contribuinte que verificar pendências de malha deve enviar os comprovantes por meio do e-CAC. O caminho dos menus é: Processos digitais > Solicitar Serviço via digital e aí preencher o campo “Área de Contratação de Serviço” com a opção “Malha Fiscal IRPF”.
O que muda de acordo com o caso é o campo seguinte: “Serviço”. Se o contribuinte está fazendo um envio antecipadamente – querendo evitar uma intimação – ele deve selecionar a opção “Apresentar documentos antecipadamente”. Depois é só prosseguir com o envio conforme as instruções na tela. Vale lembrar que uma vez feito este envio, não tem como voltar atrás; o processo de fiscalização da sua declaração e dos documentos será iniciado.
Já se o contribuinte foi intimado, deverá selecionar a opção “Atender termo de intimação” e enviar os documentos comprobatórios solicitados pelo Fisco.
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Outro ponto de atenção para quem foi intimado é o prazo de envio dos documentos comprobatórios. “Às vezes o fiscal da Receita pede um documento e dá um prazo de 10 ou 15 dias. Já as solicitações relacionadas a processo de malha fiscal geralmente dão 30 dias para o envio dos documentos. Mas esses prazos não são contados a partir do dia que o contribuinte toma ciência da notificação. Geralmente esse prazo já está rolando, por isso é preciso ficar muito atento ao que está escrito na intimação. E se perder prazo, o processo deixa a esfera administrativa vai ao judiciário”, explica Domingos.
Um ponto de atenção: se o contribuinte recebeu notificação sobre alguma pendência na sua declaração, mas não fez nada para retificá-la, a multa a ser paga é de 75% sobre o imposto devido, que é corrigido pela variação da Selic. Isso significa que o contribuinte pagará o imposto devido e a multa.
E quando o contribuinte já enviou a retificadora, mas a declaração continua em malha?
A declaração retificadora precisa ser processada pela Receita Federal, e enquanto isso não ocorre, a declaração pode continuar em malha. “Se a inconsistência não for sanada ou se o processamento ainda estiver pendente, a declaração permanecerá em malha”, explica Araújo.
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A orientação é que o contribuinte verifique novamente o extrato no e-CAC para confirmar que a retificação foi recepcionada e que não há nova intimação solicitando documentação adicional.
Caso a retenção persista, recomenda-se abrir um processo digital e anexar os documentos comprobatórios pertinentes (conforme o procedimento explicado acima), isto é, que comprovem o que o contribuinte declarou.
Regularização após o calendário regular: quando a restituição será paga?
Sobre o pagamento da restituição, Araújo explica que ele só ocorre após a declaração ser considerada processada e sem pendências. “A Receita Federal organiza lotes mensais de restituição, sendo que, após o calendário regular, há lotes residuais liberados até o final do exercício e, em alguns casos, no início do exercício seguinte”.
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Usando como exemplo um contribuinte que consiga regularia sua situação em novembro e o processamento da sua declaração retificadora seja concluído a tempo do fechamento do lote daquele mês, se ele tiver restituição a receber, o pagamento poderá ser incluído no lote residual de novembro. Caso contrário, será incluído em lote subsequente, como dezembro ou até mesmo em lotes residuais do exercício seguinte.
Quais os prejuízos de virar o ano em malha fina?
“É um cenário ruim. Tradicionalmente a Receita não envia intimações antes da virada do ano. Ou seja, muito provavelmente quem vira o ano com a declaração em malha vai receber uma intimação. E aí não caberá mais retificar. Será preciso enfrentar o processo administrativo. E, para aqueles que devem imposto, isso gera inscrição de dívida ativa do seu CPF”, explica Domingos.
Já no caso de quem tem restituição a receber, o principal prejuízo de virar o ano em malha, é atraso do pagamento, já que ele fica retido até a completa regularização, segundo Araújo.
É possível regularizar em 2026 a declaração de 2025 que permaneceu em malha? Haverá lotes residuais?
A regularização pode ocorrer a qualquer tempo, mesmo em exercício seguinte. “Caso a declaração de 2025 permaneça em malha e seja saneada apenas em 2026, o contribuinte será incluído em lotes residuais liberados naquele exercício, conforme calendário estabelecido anualmente pela Receita Federal”, finaliza Araújo.